Comment AVIS Slovaquie gère des locations sans papier en temps réel avec Camasys

AVIS Slovaquie s’est donné pour objectif de moderniser chaque étape de son activité de location — de la planification et l’affectation à la remise des clés et aux retours — sans ajouter de complexité au comptoir. Avec Camasys comme système de gestion des locations, l’équipe planifie et pilote désormais sa flotte en temps réel, finalise les contrats avec la signature électronique et sert les clients plus rapidement dans plusieurs agences et pour différents types de véhicules.

«La signature électronique et une approche sans papier réduisent considérablement le temps de location et augmentent la satisfaction des clients tout en nous permettant de réaliser des économies, » déclare Juraj Šulhaň, PDG d’AVIS Slovaquie. Cet accent mis sur la rapidité et une expérience client moderne a également porté ses fruits en ligne : environ 40 % de toutes les réservations arrivent désormais via le site web de l’entreprise, ce qui confirme la décision d’AVIS d’investir dans le numérique.

De la location à une activité de mobilité plus large

AVIS Slovaquie a commencé avec un objectif clair — louer des véhicules — puis s’est naturellement développée vers des activités complémentaires, notamment les achats à grande échelle et la vente de véhicules d’occasion dans toute l’Europe. Aujourd’hui, la flotte comprend aussi bien des voitures particulières que des véhicules utilitaires tels que des fourgonnettes et des minibus de 9 places, et l’exploitation repose sur un back-office connecté qui prend en charge à la fois les locations B2C et les besoins B2B.

Pourquoi Camasys répondait au besoin

L’équipe avait besoin d’une plateforme capable de suivre le rythme de la demande quotidienne tout en préparant le terrain pour la croissance. Camasys a apporté trois éléments essentiels : une visibilité en temps réel, l’automatisation là où elle compte, et un parcours numérique centré sur le client.

• Planification et contrôle en temps réel : un planificateur de chronologie en direct et une vue d’ensemble de la flotte aident le personnel à repérer les manques, résoudre les chevauchements et maintenir les véhicules en activité.
• Contrats sans papier avec signature électronique : les clients signent numériquement au comptoir, ce qui accélère les remises et élimine les coûts et les retards liés au papier.
• Automatisation des flux de travail : la génération automatique de documents et l’affectation des réservations basée sur des règles réduisent les tâches manuelles et les erreurs.
• Analyses claires : les rapports sur l’utilisation, l’occupation et la performance éclairent les décisions concernant la composition de la flotte, les tarifs et les priorités opérationnelles.
• Flexibilité et croissance : le système s’adapte à l’évolution des conditions du marché et des besoins de sécurité, et simplifie l’ouverture de nouvelles agences ainsi que l’extension de la flotte.

«Nous lui donnons 10 sur 10, » déclare Juraj. « Le système est complet et, en même temps, simple, intuitif, clair et adaptable, avec une marge de personnalisation supplémentaire selon nos besoins. »

Une journée avec Camasys

Le matin commence avec une vue en temps réel des réservations et de la disponibilité des véhicules. Les nouvelles réservations arrivent directement depuis le site web AVIS—environ 40 % de la demande totale—et sont intégrées au planificateur avec une attribution fondée sur des règles à la bonne catégorie ou au véhicule spécifique.

Le personnel de première ligne s’appuie sur des listes de tâches générées à partir du planning de la journée : nettoyage et préparation avant les retraits, enregistrements pour les retours, et transferts entre agences lorsque la demande évolue. Les tâches incluent des heures d’échéance et des notifications, pour qu’aucune étape ne soit manquée pendant les périodes chargées.

Au comptoir, les agents ouvrent les contrats et recueillent les signatures électroniques en quelques secondes. Les documents sont générés automatiquement, garantissant la cohérence et réduisant le temps de traitement. Comme le processus est entièrement numérique de bout en bout, les clients avancent plus vite et repartent avec une documentation claire et précise.

Tout au long de la journée, les responsables utilisent les analyses pour surveiller le taux d’utilisation et la performance des catégories. Lorsqu’un véhicule sort de service de manière inattendue, les réservations peuvent être réaffectées rapidement afin de maintenir le service sans interruption. La même flexibilité soutient la flotte diversifiée—voitures, vans et minibus 9 places—sans changer le processus de base.

Des résultats qui comptent

• Des remises des clés plus rapides et sans papier : la documentation numérique et la signature électronique raccourcissent le temps au comptoir et améliorent l’expérience client tout en réduisant les coûts papier.
• 40 % des réservations en ligne : les réservations sur le site web confirment l’impact de la stratégie numérique d’AVIS Slovakia et réduisent les goulots d’étranglement liés au téléphone et aux visites spontanées.
• Des équipes coordonnées : la gestion des tâches aligne le travail du personnel avec les réservations en temps réel et l’état des véhicules, minimisant les temps d’inactivité et les retards.
• Une montée en puissance en toute confiance : l’ouverture de nouvelles agences et la croissance de la flotte nécessitent une configuration minimale, ce qui soutient une expansion dynamique.
• Une ergonomie de niveau opérateur : l’équipe attribue à Camasys la note de 10/10 pour son exhaustivité tout en restant simple, intuitive et facile à adapter.

Conçu pour garder une longueur d’avance

AVIS Slovakia estime que Camasys ne se contente pas de répondre aux besoins d’aujourd’hui ; il s’adapte à mesure que le marché et les opérations évoluent. “Le système est facilement personnalisable pour un marché en évolution et différentes situations, y compris les aspects de sécurité qu’apportent les opérations quotidiennes,” note Juraj. Cette capacité d’adaptation—combinée à une automatisation fiable et à des analyses claires—aide l’équipe à avancer rapidement sans sacrifier le contrôle.

Pour AVIS Slovakia, la formule est simple : une planification en temps réel pour faire circuler la flotte, des remises des clés sans papier pour satisfaire les clients, et une plateforme flexible pour grandir en toute confiance.