Les mêmes données, quatre fois : ce que la ressaisie coûte à votre location de voitures

Anne, à l’accueil, ressaisit le numéro d’identification d’un client. D’abord, elle l’inscrit dans la réservation, puis dans le contrat, ensuite dans un tableur, et enfin sur la facture. Un seul chiffre erroné, et une semaine plus tard, quelqu’un cherchera la raison, là où tout a mal tourné.

Vous pensez que cela ne pourrait jamais arriver dans votre entreprise ? Essayez de compter combien de fois les données d’un client sont saisies à la main.

Où l’argent fuit

Personne ne comptabilise la ressaisie comme un coût. Pourtant, c’en est un :

• le temps du personnel au comptoir et au back-office,
• les erreurs dans les contrats et les factures qui doivent être corrigées,
• les systèmes qui ne concordent pas, chacun affichant un nombre et des informations différents,
• des transferts plus lents et un client impatient dans la file d’attente.

Ce que voit le client à la place

1. Il saisit ses coordonnées une seule fois, dans votre module de réservation en ligne.
2. Les documents sont collectés et vérifiés dans le système.
3. Il signe le contrat électroniquement.
4. Le paiement et la facture sont créés automatiquement.

Plus besoin de dire : « pourriez-vous le relire une fois de plus ? »

Les intégrations transforment les outils en un seul système

Camasys relie facilement les réservations, le CRM, les contrats, la facturation et la flotte sur une seule plateforme. Les paiements en ligne alimentent la facturation automatique. Synchronisation des documents avec vos outils comptables , et la télématique renseigne automatiquement le kilométrage et le carburant.

AUTO IN, une société de location de voitures, indique aucune ressaisie manuelle grâce à des intégrations.

Pourquoi les propriétaires devraient s’en soucier, pas seulement l’accueil

Avec 10 voitures, retaper des données est une nuisance. Avec 50 ou 100, c’est un goulot d’étranglement. Et une seule erreur dans un contrat peut se répercuter dans votre comptabilité et dans un litige pour dommages.

« Mais nous avons déjà notre propre système comptable »

C’est exactement pourquoi les intégrations clés sont vraiment importantes. Vous n’avez pas besoin de changer tout le système d’un coup. Camasys se connecte à ce que vous utilisez déjà et dont vous avez besoin, et élimine la ressaisie entre les outils.

Comment commencer

• Choisissez une seule réservation et suivez-la de bout en bout.
• Repérez chaque endroit où des données importantes sont copiées et saisies à la main.
• Commencez là où cela fait le plus mal (cela peut être la facturation).

Conclusion

Chaque ressaisie est une minute qui ne rapporte rien. Saisir une fois, utiliser partout est le fondement d’une croissance sans chaos, afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes dans votre entreprise.

Vous voulez le voir en action ? Réservez une démo sur camasys.com.