Hoe AVIS Slowakije realtime, papierloze verhuur met Camasys draait

AVIS Slowakije heeft zich tot doel gesteld elke stap van de verhuuractiviteiten te moderniseren—van planning en toewijzing tot overdracht en inlevering—zonder extra complexiteit aan de balie toe te voegen. Met Camasys als verhuurbeheersysteem plant en beheert het team nu zijn wagenpark in realtime, rondt het contracten af met e‑signature en bedient het klanten sneller via meerdere vestigingen en voertuigtypes.

“E‑signature en een papierloze aanpak verkorten de verhuurtijd aanzienlijk en verhogen de klanttevredenheid, terwijl we aan onze kant kosten besparen,” zegt Juraj Šulhaň, CEO van AVIS Slowakije. Die focus op snelheid en een moderne klantervaring heeft ook online zijn vruchten afgeworpen: ongeveer 40% van alle reserveringen komt nu binnen via de website van het bedrijf, wat de beslissing van AVIS bevestigt om te investeren in digitaal.

Van verhuur naar een bredere mobiliteitsbusiness

AVIS Slowakije begon met een duidelijk doel—voertuigen verhuren—en breidde zich op natuurlijke wijze uit naar aanvullende activiteiten, waaronder grootschalige inkoop en de verkoop van gebruikte voertuigen in heel Europa. Vandaag omvat het wagenpark zowel personenauto’s als bedrijfsvoertuigen zoals bestelwagens en minibusjes met 9 zitplaatsen, en draait de organisatie op een verbonden backoffice die zowel B2C-verhuur als B2B-behoeften ondersteunt.

Waarom Camasys aansloot bij de behoefte

Het team had een platform nodig dat gelijke tred kon houden met de dagelijkse vraag en tegelijk de basis voor groei kon leggen. Camasys bracht drie essentiële elementen: realtime inzicht, automatisering waar dat telt en een digitale flow die de klant centraal stelt.

• Realtime planning en controle: een live tijdlijnplanner en wagenparkoverzicht helpen medewerkers hiaten op te sporen, overlap op te lossen en voertuigen rendabel te houden.
• Papierloze contracten met e‑signature: klanten ondertekenen digitaal aan de balie, waardoor overdrachten korter worden en papierkosten en vertragingen verdwijnen.
• Automatisering in alle workflows: automatische documentgeneratie en op regels gebaseerde reserveringstoewijzing verminderen handmatige stappen en fouten.
• Heldere analyses: rapporten over benutting, bezettingsgraad en prestaties ondersteunen beslissingen over de samenstelling van het wagenpark, prijsstelling en operationele focus.
• Flexibiliteit en groei: het systeem past zich aan veranderende marktomstandigheden en beveiligingsbehoeften aan, en maakt het eenvoudiger om nieuwe vestigingen te openen en het wagenpark uit te breiden.

“We geven het 10 op 10,” zegt Juraj. “Het systeem is uitgebreid en tegelijk eenvoudig, intuïtief, duidelijk en aanpasbaar, met ruimte voor verdere maatwerkafstemming op onze behoeften.”

Een dag uit het leven met Camasys

De ochtend begint met een realtime overzicht van reserveringen en voertuigbeschikbaarheid. Nieuwe boekingen stromen rechtstreeks binnen via de AVIS-website — ongeveer40% van de totale vraag— en komen in de planner terecht met op regels gebaseerde toewijzing aan de juiste klasse of het specifieke voertuig.

Medewerkers aan de frontlinie vertrouwen op takenlijsten die worden gegenereerd op basis van het dagschema: schoonmaak en voorbereiding vóór het ophalen, inchecken voor retouren en interfiliaaltransfers wanneer de vraag verschuift. Taken bevatten deadlines en meldingen, zodat in drukke periodes geen enkele stap wordt gemist.

Aan de balie openen agenten contracten en leggen e-handtekeningen in enkele seconden vast. Documenten worden automatisch gegenereerd, wat zorgt voor consistentie en minder verwerkingstijd. Omdat het proces end-to-end digitaal is, doorlopen klanten het sneller en vertrekken ze met duidelijke, nauwkeurige documentatie.

Gedurende de dag gebruiken managers analyses om de bezettingsgraad en prestaties per categorie te volgen. Wanneer een voertuig onverwacht buiten dienst gaat, kunnen reserveringen snel worden herverdeeld zodat de service ononderbroken blijft. Diezelfde flexibiliteit ondersteunt het diverse wagenpark — auto’s, bestelwagens en minibussen met 9 zitplaatsen —zonder het kernproces te veranderen.

Resultaten die ertoe doen

• Snellere, papierloze overdrachten: digitale documentatie en e-handtekening verkorten de balietijd en verbeteren de klantervaring, terwijl de papierkosten dalen.
• 40% van de boekingen online: reserveringen via de website bevestigen de impact van de digitale strategie van AVIS Slowakije en verminderen knelpunten aan telefoon en balie.
• Gecoördineerde teams: taakbeheer stemt het werk van medewerkers af op live reserveringen en voertuigstatus, waardoor stilstand en vertragingen tot een minimum worden beperkt.
• Zeker opschalen: het openen van nieuwe vestigingen en het laten groeien van het wagenpark vereist minimale inrichting en ondersteunt dynamische uitbreiding.
• Gebruiksgemak op operatieniveau: het team beoordeelt Camasys met 10/10 omdat het uitgebreid maar eenvoudig, intuïtief en makkelijk aan te passen is.

Gebouwd om voorop te blijven

AVIS Slovakia waarden die Camasys niet alleen vandaag de eisen laat halen; het past zich aan naarmate de markt en de operatie evolueren. “Het systeem is eenvoudig aan te passen aan een veranderende markt en verschillende situaties, inclusief de beveiligingsaspecten die de dagelijkse operatie met zich meebrengt,” merkt Juraj op. Die aanpasbaarheid — gecombineerd met betrouwbare automatisering en duidelijke analyses — helpt het team snel te handelen zonder aan controle in te boeten.

Voor AVIS Slovakia, is de formule eenvoudig: realtime planning om het wagenpark in beweging te houden, papierloze overdrachten om klanten tevreden te houden, en een flexibel platform om vol vertrouwen te groeien.