Dezelfde gegevens, vier keer: wat herinvoeren uw autoverhuur kost

Anne bij de receptie voert het ID-nummer van een klant opnieuw in. Eerst in de boeking, daarna in het contract, vervolgens in een spreadsheet en ten slotte in de factuur. Eén verkeerd cijfer, en een week later is iemand op zoek naar de oorzaak: waar ging het mis.

Denkt u dat dit bij uw bedrijf nooit kan gebeuren? Probeer eens te tellen hoe vaak de gegevens van één klant handmatig worden ingevoerd.

Waar het geld weglekt

Niemand zet herinvoeren op een kostenpost. Maar dat is het wel:

• tijd van medewerkers aan de balie en op kantoor,
• fouten in contracten en facturen die moeten worden gecorrigeerd,
• niet-op elkaar afgestemde systemen, die elk een ander nummer en andere informatie tonen,
• langzamere overdrachten en een ongeduldige klant in de rij.

Wat de klant in plaats daarvan ziet

1. Ze voeren hun gegevens één keer in, in uw online boekingsmodule.
2. Documenten worden binnen het systeem vastgelegd en geverifieerd.
3. Ze ondertekenen het contract elektronisch.
4. Betaling en factuur worden automatisch aangemaakt.

Geen “kunt u dat nog eens voorlezen?” meer

Integraties maken van tools één systeem

Camasys koppelt eenvoudig reserveringen, CRM, contracten, facturatie en het wagenpark op één platform. Online betalingen stromen door naar automatische facturatie. Documenten synchroniseren met uw boekhoudkundige tools, en telematica vult kilometerstand en brandstof automatisch in.

AUTO IN, een autoverhuurbedrijf, meldt nul handmatige herinvoer dankzij integraties.

Waarom eigenaren zich zorgen moeten maken, niet alleen de receptie

Bij 10 auto’s is opnieuw typen een ergernis. Bij 50 of 100 wordt het een knelpunt. En één fout in een contract kan doorwerken in uw boekhouding en in een schadegeschil.

“Maar we hebben al ons eigen boekhoudsysteem”

Dat is precies waarom belangrijke integraties echt ertoe doen. U hoeft niet in één keer het hele systeem te veranderen. Camasys koppelt aan wat u al gebruikt en nodig hebt en haalt het opnieuw typen tussen tools weg.

Hoe te beginnen

• Kies één enkele boeking en volg deze van begin tot eind.
• Markeer elke plek waar belangrijke gegevens handmatig worden gekopieerd en toegevoegd.
• Begin waar het het meest pijn doet (kan facturatie zijn).

Conclusie

Elke herinvoer is een minuut die niets oplevert. Eén keer invoeren, overal gebruiken is de basis voor groei zonder chaos, zodat u zich kunt richten op belangrijkere zaken in uw bedrijf.

Wilt u het in actie zien? Boek een demo op camasys.com.