Cómo AVIS Eslovaquia lleva a cabo alquileres en tiempo real y sin papel con Camasys

AVIS Eslovaquia se propuso modernizar cada paso de su operación de alquiler, desde la planificación y asignación hasta la entrega y devolución, sin agregar complejidad en el mostrador. Con Camasys como su sistema de gestión de alquiler, el equipo ahora planifica y controla su flota en tiempo real, completa contratos con firma electrónica y atiende a los clientes de manera más rápida en múltiples sucursales y tipos de vehículos.

“La firma electrónica y el enfoque sin papel acortan significativamente el tiempo de alquiler y aumentan la satisfacción del cliente mientras ahorran costos en nuestro lado,” dice Juraj Šulhaň, CEO de AVIS Eslovaquia. Ese enfoque en la velocidad y una experiencia moderna para el cliente también ha dado sus frutos en línea: aproximadamente el 40% de todas las reservas ahora llegan a través del sitio web de la empresa, validando la decisión de AVIS de invertir en lo digital.

De los alquileres a un negocio de movilidad más amplio

AVIS Eslovaquia comenzó con un objetivo claro: alquilar vehículos y se expandió naturalmente hacia actividades complementarias, incluyendo compras a gran escala y la venta de vehículos usados en toda Europa. Hoy en día, la flota abarca automóviles de pasajeros, así como vehículos utilitarios como furgonetas y minibuses de 9 asientos, y la operación se ejecuta en una oficina conectada que brinda soporte tanto para alquileres B2C como para las necesidades B2B.

Por qué Camasys cumplió con el requisito

El equipo necesitaba una plataforma que pudiera mantenerse al día con la demanda diaria mientras sentaba las bases para el crecimiento. Camasys aportó tres elementos esenciales: visibilidad en tiempo real, automatización donde importa y un flujo digital centrado en el cliente.

• Planificación y control en tiempo real: Un planificador de línea de tiempo en vivo y una visión general de la flota ayudan al personal a identificar lagunas, resolver superposiciones y mantener los vehículos generando ingresos.
• Contratos sin papel con firma electrónica: Los clientes firman digitalmente en el mostrador, acortando las entregas y eliminando costos y demoras de papel.
• Automatización en flujos de trabajo: La generación automática de documentos y la asignación de reservas basada en reglas reducen pasos manuales y errores.
• Análisis claros: Los informes de utilización, ocupación y rendimiento informan decisiones sobre la combinación de flota, precios y enfoque operativo.
• Flexibilidad y crecimiento: El sistema se adapta a las condiciones cambiantes del mercado y a las necesidades de seguridad, y simplifica la apertura de nuevas sucursales y el escalado de la flota.

“Le damos 10 de 10,” dice Juraj. “El sistema es completo y al mismo tiempo simple, intuitivo, claro y adaptable, con espacio para más personalización según nuestras necesidades.”

Un día en la vida con Camasys

La mañana comienza con una vista en tiempo real de las reservas y la disponibilidad de vehículos. Las nuevas reservas fluyen directamente desde el sitio web de AVIS, aproximadamente el 40% de la demanda total—y llegan al planificador con asignación basada en reglas a la clase correcta o vehículo específico.

El personal de primera línea se basa en listas de tareas generadas a partir del horario del día: limpieza y preparación antes de las recogidas, chequeos para las devoluciones y transferencias entre sucursales cuando la demanda cambia. Las tareas incluyen horas de vencimiento y notificaciones, para que ningún paso se pierda durante los períodos ocupados.

En el mostrador, los agentes abren contratos y capturan firmas electrónicas en segundos. Los documentos se generan automáticamente, asegurando consistencia y reduciendo el tiempo de manejo. Como el proceso es digital de principio a fin, los clientes avanzan más rápido y se van con una documentación clara y precisa.

A lo largo del día, los gerentes utilizan análisis para monitorear la utilización y el rendimiento de las categorías. Cuando un vehículo sale de servicio inesperadamente, las reservas se pueden reasignar rápidamente para mantener el servicio ininterrumpido. La misma flexibilidad respalda la flota diversa—automóviles, furgonetas y minibuses de 9 asientos—sin cambiar el proceso principal.

Resultados que importan

• Entregas más rápidas y sin papel: La documentación digital y la firma electrónica acortan el tiempo en el mostrador y mejoran la experiencia del cliente a la vez que reducen los costos de papel.
• 40% de reservas en línea: Las reservas en el sitio web confirman el impacto de la estrategia digital de AVIS Eslovaquia y reducen los cuellos de botella telefónicos y en persona.
• Equipos coordinados: La gestión de tareas alinea el trabajo del personal con las reservas en tiempo real y el estado de los vehículos, minimizando el tiempo de inactividad y las demoras.
• Escalabilidad con confianza: Abrir nuevas sucursales y hacer crecer la flota requiere una configuración mínima, lo que respalda una expansión dinámica.
• Usabilidad de calidad operativa: El equipo califica a Camasys con un 10/10 por ser completo pero simple, intuitivo y fácil de adaptar.

Diseñado para mantenerse adelante

AVIS Eslovaquia valora que Camasys no solo cumple con los requisitos actuales, sino que se adapta a medida que evolucionan el mercado y las operaciones. “El sistema se puede personalizar fácilmente para un mercado cambiante y situaciones diferentes, incluidos los aspectos de seguridad que traen las operaciones diarias,” señala Juraj. Esa adaptabilidad, combinada con una automatización confiable y análisis claros, ayuda al equipo a moverse rápidamente sin sacrificar el control.

Para AVIS Eslovaquia, la fórmula es sencilla: planificación en tiempo real para mantener la flota en movimiento, entregas sin papel para mantener a los clientes felices y una plataforma flexible para crecer con confianza.